Microdent Dental SPA · Bologna20 giorni di studio chiuso per ferie. Nessuna chiamata persa.
Microdent è lo studio del Dott. Simone Stori, co-fondatore di DACOS. Abbiamo iniziato da qui per la ragione più semplice che esista: prima di chiedere a un collega di lasciare il proprio telefono a un agente, volevamo vedere cosa succedeva lasciandogli il nostro.
In breve
- Cliente
- Microdent Dental SPA
- Città
- Bologna
- Gestionale
- OrisLine
- Periodo analizzato
- 1–24 agosto 2026 (studio chiuso per ferie)
- Giorni operativi
- 20
- Agenti attivi
- Voce inbound, WhatsApp
- Risultato
- 174 chiamate gestite, 52 appuntamenti in agenda, 19.315€ di preventivi
Il contesto
Uno studio chiuso, un telefono che continua a squillare
Microdent Dental SPA è uno studio odontoiatrico di Bologna guidato dal Dott. Simone Stori, odontoiatra, relatore e autore, tra i primi in Italia a portare l'intelligenza artificiale dentro la gestione quotidiana di uno studio.
Ad agosto lo studio ha chiuso per ferie, come fa la maggior parte degli studi italiani. Per venti giorni in sede non c'era nessuno.
Il problema che nessuno misura
Quando uno studio chiude, il telefono non smette di squillare. Semplicemente non risponde nessuno.
E quelle chiamate non esistono da nessuna parte. Non entrano in agenda, non entrano nel gestionale, non compaiono in nessun report di fine anno. Sono pazienti che hanno provato a contattarti mentre eri chiuso, non hanno trovato nessuno, e nella maggior parte dei casi hanno chiamato altrove.
È una perdita invisibile: non si vede proprio perché non viene registrata.
Abbiamo lasciato l'agente acceso, da solo, per tutti i venti giorni. E abbiamo misurato tutto.
Cosa è successo
174 chiamate ricevute. 174 risposte. Zero perse.
In 20 giorni operativi sono arrivate 174 chiamate da 118 persone diverse. Di queste, 142 sono diventate conversazioni reali.
- Chiamate ricevute
- 174
- Chiamate senza risposta
- 0
- Chiamanti distinti
- 118
- Conversazioni reali
- 142
- Tempo di conversazione
- 5,1 ore
- Scambi agente–paziente
- 1.581
- Durata media conversazione
- 1 minuto e 58 secondi
Il dato sulla durata media è quello che conta di più. Due minuti di conversazione significa che i pazienti parlano davvero con l'agente: non riagganciano dopo tre secondi, spiegano il problema, fanno domande, accettano una proposta di appuntamento.
Quanto ha gestito da solo
Il 76% delle chiamate è stato risolto interamente dall'agente, senza alcun intervento dello staff.
- 76%
- risolto dall'agente
- 24%
- passato a una persona
Il restante 24% è stato passato a una persona. Che è esattamente come deve funzionare: l'agente non decide su ciò che non gli compete. Sa fino a dove può arrivare, e quando deve fermarsi.
Il risultato in agenda
52 appuntamenti su 36 pazienti, letti direttamente dal gestionale
- Appuntamenti inseriti
- 52
- Pazienti coinvolti
- 36
- Già eseguiti
- 30
- Ancora in programma
- 18
- Disdetti
- 4
Tutti con data successiva al 24 agosto, cioè alla riapertura. Sono 52 appuntamenti che, senza l'agente acceso, con ogni probabilità non sarebbero mai stati fissati: non c'era nessuno in studio a prenderli.
Come sono state gestite le urgenze
33 chiamate erano urgenze. Persone con dolore, ad agosto, con lo studio chiuso.
Prima di lasciare l'agente da solo abbiamo definito un protocollo preciso per le urgenze, perché è la parte che non si può improvvisare: trasferimento diretto al medico per i casi urgenti, e medico di riferimento per quelli da indirizzare altrove.
- Chiamate di urgenza
- 33
- Trasferite a una persona
- 19 (58%)
- Gestite con informazioni
- 11
- Indirizzate al medico di riferimento
- 2
- Prenotate
- 1
Questo è il dato che secondo noi vale più di tutti gli altri messi insieme. Non perché abbia generato fatturato, non ne ha generato quasi. Ma perché in quelle chiamate c'era una persona con un problema vero che, invece di trovare il vuoto, ha trovato qualcuno.
Un agente che sa quando smettere di essere un agente è la parte difficile da costruire.
Dai appuntamenti ai piani di cura
14 preventivi, 19.315€ messi sul tavolo
Qui la storia continua dopo la riapertura.
- Appuntamenti già eseguiti
- 30
- Preventivi generati
- 14
- Di cui prime visite
- 6
- Preventivi rifiutati
- 0
- Valore preventivato
- 19.315€
Valore preventivato, non incassato. La conversione è ancora in corso.
Di quei 52 appuntamenti, 30 sono già stati eseguiti. Da queste visite sono nati 14 preventivi, per un valore complessivo di 19.315€. Sei erano prime visite. Nessuno è stato rifiutato.
Gli altri 18 appuntamenti sono ancora in programma, quindi il numero non è definitivo: è quello che abbiamo finora.
Una precisazione doverosa, perché è il punto in cui molti fornitori barano: quello è valore preventivato, non incassato. La conversione è ancora in corso, come accade per qualsiasi piano di cura presentato da poco.
Il numero onesto quindi è questo: 19.315 euro di piani di cura messi sul tavolo, nati da appuntamenti che senza l'agente non sarebbero esistiti. Quanto ne diventerà fatturato lo dirà il tempo, esattamente come per un preventivo presentato da una persona.
Come abbiamo misurato
Nessuna stima, nessuna proiezione
Tutti i numeri di questa pagina sono letti direttamente dal gestionale dello studio e dai log delle conversazioni.
Gli appuntamenti sono quelli effettivamente presenti in agenda, con il loro stato reale: eseguiti, in programma, disdetti. I preventivi sono quelli registrati nel gestionale. Le chiamate sono tracciate una per una, con trascrizione e registrazione consultabili.
Dove un dato è stimato o parziale, lo diciamo.
Cosa significa per il tuo studio
Microdent ad agosto era chiusa. Ma non era irraggiungibile.
Non è una storia sull'intelligenza artificiale. È una storia su cosa succede al telefono di uno studio quando non c'è nessuno a rispondere, e su quanto di ciò che si perde non venga nemmeno contato.
Le ferie sono solo il caso estremo. La stessa cosa succede ogni giorno, in scala minore: durante le riunioni, nei picchi di chiamate, mentre la segretaria è con un paziente al bancone, la sera, il sabato, la domenica.
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